除了有限的例外，所有发送给市议会或由市议会发送的电子邮件都将通过任何网络浏览器可查看的在线存档供公众审阅。机密信息将不包括在在线档案中。

根据《科罗拉多州公开记录法案》(CORA)，除了有限的例外，市议会的电子邮件都必须公开。市议会希望尽可能地让他们所服务的社区了解城市事务是如何处理的，城市决策是如何达成的，因此自愿将这些电子邮件提供给在线查看。

15年来，Global Relay一直从事基于云的数据归档业务，是18000多家需要数据归档和合规解决方案的客户值得信赖的合作伙伴。使用Global Relay的云服务托管市议会电子邮件的年费用为2195美元(安装费为395美元，每月150美元)。这比伦敦金融城支付给高级程序员或开发人员一周工作的薪水还低，而在内部构建一个质量类似的产品，则需要服务器管理员、数据库管理员、应用程序程序员花费数月的时间，以及存储产品的硬件成本。

在大多数情况下，是的!来自议员、致议员、CC议员或BCC议员的电子邮件将被复制到存档，除非它们是“受限的”。被“限制”的电子邮件通常仅限于那些法律规定必须保密的邮件。例子包括律师-客户通信(除非理事会已放弃特权)、人事事务和专有信息。此外，公民有时可能希望与他们的议员就他们希望保密的事项进行交流，因为这些事项属于私人性质，不涉及公共事务。根据另一方的要求，这些通信可能会或可能不会受到《科罗拉多州公开档案法》的检查。不过，伦敦金融城将在法律允许的范围内，对该等通信予以保密。

只要在电子邮件的主题行中加上“#private”，存档就会自动将该邮件标记为“受限”。但请确保你使用了标签，并且正确完整地拼写了private，否则规则将不起作用!

是的，发送给或来自理事会的电子邮件的所有收件人都将显示在存档中，无论他们是在收件人、抄送人还是密件抄送字段中。使用密件所暗示的任何机密性都将在存档中丢失。

市议会的任何人或市雇员都不能从档案中手动删除电子邮件。然而，管理伦敦金融城电子邮件系统上的电子邮件保留的数据保留政策同样适用于档案。超过90天的数据将从存档中永久删除。

电子邮件每周在周一和周五在数据库中发布两次(周一结束时，您将看到前周三至周五的电子邮件，周五将看到前周六至周二的电子邮件)。